事情的分类没有最好,只有最适合。以下是几个常见的分类方法,如果你在烦恼如何管理自己的任务,那么就来这里找找答案吧。
一、领域/项目分类法
工作、学习、生活、娱乐……
按照任务的性质创建清单,这样的分类方式能够让你无需思考挑选什么任务。这种方法最为常见、符合直觉,也适用于大部分的人。
当事情变多、工作分类变细致之后,还可以创建文件夹来进一步规整:
工作(文件夹)
团队项目
个人工作
家庭
购物清单(文件夹)
装修计划
杂项备忘
个人(文件夹)
健身
娱乐
工作或学习时,你就可以进入工作/学习相关的清单,看看有什么需要完成的任务,几个小时后,则可以进入娱乐清单,做一些放松的小任务。
二、场景分类法
办公室、电脑旁、书桌、手机……
此分类方法出自《搞定I:无压工作的艺术》一书。使用这种分类方式,能够让你在某个环境中,迅速找到当下可以做的事情。比如在等车时,打开「手机」清单,买好晚上的电影票;在电脑旁,就打开「电脑旁」清单,把需要在电脑上处理的事情搞定。
如果你的任务数量不算太多的话,可以尝试使用场景分类法来创建清单,但是如果你的任务数量到达一定量级,只用场景分类可能就不那么受用了。为什么呢?
通常场景分类还包括两个维度,一个是地点,一个是工具
地点相关的场景
办公室
书桌
家里
超市
工具相关的场景
手机
电脑
传真
有时候,为了保证自己能准确理解任务对应的场景,你需要同时设置「地点」场景和「工具」场景。比如:在「办公室」的「电脑」上。而在滴答清单中,清单的属性是唯一的,你无法同时将一个任务放在两个清单内。
并且,当任务的数量逐渐增多以后,按「项目」来分类的需求也会越来越大,比如你正在电脑前工作,打开「电脑旁」清单,这个清单里可能有一些工作相关的任务,也有一些和工作无关的任务,这时就无法直接准确的找到你马上要做的事。
所以当你的任务数量多了起来,还是建议使用领域/项目分类法,然后利用标签来建立场景,你可以继续阅读《管理任务的多重维度》这篇文章来了解更多。
三、四象限分类法
重要+紧急、重要+不紧急、不重要+紧急、不重要+不紧急
此分类方法出自《高效能人士的七个习惯 》 一书,适合事务较多的人,它将所有的事情按照「紧急程度」和「重要程度」两个类别划分成四个部分:
重要+紧急
重要+不紧急
不重要+紧急
不重要+不紧急
这样的分类能让你迅速找到那些真正重要的事情,及时的搞定它们,而不是一味的埋头于不重要的小事。在挑选任务时,你就可以随时查看自己的「重要且紧急」清单,确保将时间分配的更加合理;并尽可能常看看「重要但不紧急」的清单,避免让它们变得紧急。
如果你有兴趣继续了解如何在滴答清单里使用四象限分类,可以阅读《用四象限管理任务》这篇文章。
四、能量分类法
非常耗费能量、比较耗费能量、不耗费能量、恢复能量
此分类方法借鉴于托尼·施瓦茨的《精力管理》 一书。不同的任务需要投入不同的精力和体力,比如完成一个项目的计划和阅读一份报告,需要耗费的时间和投入的思考量大相径庭,如果你常有这种差异很大的任务,那么可能能量分类法会更加适合你,你可以先创建4个清单:
非常耗费能量
比较耗费能量
不耗费能量
恢复能量
在为任务分类时,简单评估各任务需要投入的能量,然后放到对应的清单里去。当真正开始做事情时,你需要评估自己现在的状态,再去挑选任务。
这种方式可以让你更加有效的管理自己的能量,确保你不会在精力充沛的时候做一件轻而易举的小事,也不会在情绪沮丧的时候盲目地挑战一件大事。
同样的,当任务数量达到一定量级时,你可以尝试使用清单分类「项目」、使用标签分类「能量」来进行搭配。
五、时长分类法
大于1小时、30分钟到1小时、半小时以内、10分钟以内……
与能量分类法近似,你也可以用时间作为维度来对任务进行管理。先列出几个时间范围,并创建清单:
大于1小时
30 分钟到1小时
半小时以内
10分钟以内
然后评估各个任务的耗时,再依据耗时将任务分类,这样一来,不管你现在有几分钟时间,都可以找到能够完成的任务。因此,这种分类方法非常适合于碎片时间较多的人。
比如,当你只有三、五分钟的休息时间,就可以打开「10分钟以内」清单,找点事情处理掉,能做一件是一件;而当你拥有3小时的整块时间,就可以尽量先选择「大于1小时」清单里的任务。
清单是对任务进行整理的最佳工具,对清单的分类其实是对任务的整理。 按照自己的使用习惯对任务进行分类,才是最适合有效的分类方法。