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第1步：从任务中分离出当前任务
首先，使用“当前任务”（current task）清单来决定如何分配每天的时间和注意力。此清单记录的必须是当天要完成的待办事项。（滴答清单APP的今天）
其次，使用“未来任务”（future task）清单来跟踪需要你关注的所有项目。在工作时间内，你不会使用此清单，但在一天结束时，你可以参考它来创建第二天的清单。（滴答清单APP的收集箱）
将当前任务与未来任务分离的这一简单步骤至关重要。它可以帮助你实现显著的跨越——从被大量任务（包含不同优先级和最后期限）压到不堪重负转变为能够按时完成高价值工作。
第2步：根据期望的结果确定任务
我们努力的唯一理由是，这样做会让某个目标更可能实现。例如，很少有人在空闲时间学习微积分。大多数人这样做是为了完成学业、准备考试或拓展技能。
同样，很少有人清理屋顶的雨水槽以获得乐趣——他们这样做只是为了防止雨水损坏屋顶。
我们会采取行动以产生具体成果。否则，为什么我们会花时间和精力去做这些枯燥的事，而不去寻找更有乐趣的事情（例如，刷我们最喜欢的电视剧）？
在运用待办事项清单的时候，让我们想想“内在动机”会带来什么影响。你长久没有完成某项任务（甚至没有任何一点进展），是不是因为任务对你来说不重要？更可能的情形是，这项任务没有被附加到你想要实现的特定目标中。
完成每日清单的最简单方法是为清单上的每个项目指定“原因”。你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它，然后在任务旁边写下原因。
例如，假设你的待办事项清单中包含“给父母打电话”这一项目。你可能给他们打电话只是想问问他们最近过得怎么样。或者，你可能想请他们一起吃饭或问问他们与家里有关的一些事。
关键是，给父母打电话是为了实现某个特定的目标。请写下那个目标或你期望的结果。如果你认识到任务存在的原因，将更有可能完成它。
仅仅在脑子里记住要做某件事的原因是不够的，你必须写下来，这样做会使任务具体化。写下来的理由比在脑子里忽隐忽现的理由更可靠。
当你将任务与特定结果联系到一起时，会感到更有必要完成这项任务。采取行动将意味着你希望实现自己的目标（而它对你来说是重要的）。
这是有效待办事项清单的特征之一。
第3步：将项目分解为单个任务
当我们面对一个大型项目时，我们很难知道从哪里开始。因此，我们更容易分心。当我们缺乏方向和动力时，我们很难专注于某个领域并去努力，这时分心自然就占了主导地位。
这就是许多待办任务在一天结束时仍未完成的原因。它们是真正意义上的“大”项目。它们的范围太大，看起来会压垮我们，这就导致了我们的持续拖延。我们最终会将它们放到第二天的待办清单中，让它们继续扰乱我们的思绪。
如果我们不花时间将项目分解为更小、更易于管理的部分，那么这种“驱动力丧失”将日复一日地上演。
我们来看一个例子。
假设主清单中的一个项目是“打扫房屋”。这个项目可能需要数小时才能完成。作为单个项目列出，它的难度是巨大的，我们很难知道从哪里开始。
因此，让我们将项目细分为较小的任务。每项任务都有重点，并且可以在更短的时间内完成。下面的清单是一个简易的版本。
□洗碗
□清洁厨房台面
□用拖把清理厨房地板
□清理楼下的浴室
□清理楼上的浴室
□吸地板的尘土
□打扫其他地方的灰尘
请注意，上述每项任务都是可操作的。而且重要的是，任务之间也是相互独立的，你无须按任何特定顺序处理它们。
这使你可以灵活安排完成任务的时间，而不是留出4个小时来“打扫房屋”。你可以留出10分钟洗碗，15分钟用拖把清理厨房地板，30分钟清洁楼下的浴室。
将项目分解为更小的任务，使它们看起来更可行。它还允许你根据优先级和价值将有限的时间和注意力集中在特定任务上。例如，洗碗可能是一项高优先级的任务，需要你立即关注。同时，吸地板的尘土推迟到明天也没有问题。
分解任务是很重要的。
你应该确保清单中仅有可操作的任务，而不是大型项目。如果一个项目需要多个动作，那么这个项目自然可以（而且也应该）被分解成小任务。把任务揉碎，你才能更好地关注并完成重要的工作。
第4步：设定每个任务的截止日期‘
主清单中的每项任务都应该有一个与之相关的截止日期。这个日期不一定是一成不变的，它可以随着附加任务的优先级和紧迫性而改变。
日期也不一定要十分精确。你的任务清单可能包含需要在未来某个时候解决的待办事项，但现在我们可以先把它放一放。如果任务在几个月内未到期，则“8月中旬”的到期日可能就足够了，而不一定需要是“8月14日”。
为主清单中的每个项目附加截止日期，可以让你更轻松地了解要为每日清单选择的任务。你可以一眼就看出哪些任务明天需要你注意，哪些任务可以搁置到很久以后。
这里有一些小提示。
第一，确保每个截止日期都是可实现的。为任务设定不可能的截止日期没有任何好处。这样做只会给你带来压力、沮丧和挫败感。
第二，思考每个截止日期被这样安排的理由。例如，假设现在是夏季，你的孩子需要进行牙科检查。你可能希望在8月31日之前预约牙医，以确保在孩子返回学校之前完成检查。这就是你采取行动的理由，而这个理由使截止日期变得真实而有意义。
如果没有设定截止日期的具体事由（也就是说，日期是任意选择的），那么你采取行动的驱动力也就会减少。紧迫感需要人为制造。
第三，给自己预留的时间应少于你认为需要的时间。我在第3章中提到了帕金森定律，这个定律告诉我们：“如果留给任务的时间变得充裕，我们会主动降低工作效率，一直磨蹭到截止日期为止。”我们倾向于预留过多时间来完成工作。你会发现，缩小时间区间可以提高注意力，从而提高工作效率。
第5步：将当前任务的数量限制为7个
我强烈建议将每日清单中的任务数限制为7个——这是一个可管理的数字。假设所有任务都用不了几个小时就能完成，那么你可以在一天结束时再浏览整个清单。
这些是“微任务”，不属于你的日常待办事项清单。为什么？因为它们可能导致清单增长到几十项任务。
第6步：按项目、类型和地点组织任务
任务的具体说明是待办事项清单的重要组成部分。它确定了完成项目所需的时间，提醒你完成它们的原因，鼓励你专注完成根据自己目标设定的具有最高优先级的任务。
出于这些原因，我们从以下三个方面对主清单中的每项任务进行分类。
1．项目
2．类型
3．地点
我建议为每个项目、每种类型和每个地点创建一份单独的清单。例如，以下项目将各自有一份清单（按项目分）：
□写一本书
□厨房改造计划
□买一辆车
以下类型的任务也应各自有一份清单（按类型分）：
□分析工作
□创造性工作
□无意识的重复工作
同样，可以按照处理任务的地点分类：
□在办公室
□在家
□在路上
按项目、类型和地点对待办事项进行分类将使你保持井井有条。它还可以帮助你选择日常清单中的任务，以补充你的具体情况。
某些任务可以分配到多份清单中，而且这样做常常会有好处。
让我们设想有“写一本书”这样一个项目。这个项目最初部分的任务之一是“编写第1章的初稿”，这便是按照项目分类的。但是，如果你只能在家里进行写作，那么它应该按地点分类。此外，写作是需要精神能量的创造性工作。因此，按活动类型对其进行分类可能是有用的——等到精力水平很高时，你才在日历上安排它。
第7步：“修剪”多余的任务清单
你需要保持主清单整洁（这也是清单管理中最重要的事情之一），比如定期“修剪”清单，删除不再需要或重复的任务。
什么类型的任务应该作为“待删除”的备选项呢？你可以找找以下这四类项目。
1．愿望
2．含义不明确的任务
3．琐碎的任务
4．承诺和决心
第8步：估算完成每项任务所需的时间
以修剪草坪为例，假设真实的完成时间是45分钟。在乐观的情况下，我们说服自己，可以在30分钟内完成这项工作。但因为没有紧迫感，我们会给自己留出1.5个小时。
回想一下帕金森定律：“我们会降低效率以拖延时间。”虽然你可以在45分钟内修剪完草坪，但如果你允许自己花很多时间，你就真的需要用1.5个小时。
第9步：使用主动动词引导每项任务
有时候，你需要的只是恰到好处的词语来刺激行动。动词有这种力量：把动词放在待办任务的前面时，你更可能完成这些任务。
当你使用动词表达时，任务就会立刻生效。动词能将清单中的文字变为可操作的任务；它能触发大脑中某个部分，促使我们专注于完成任务。
我们来看几个例子。以下是缺乏动词的任务。
□衣服
□桑德拉的生日蛋糕
□应收账款报告
□汽车轮胎
□早餐
你应该能体会到这样的任务缺乏情感和动力。我们可以通过添加动词来解决这个问题。
□开始洗衣服
□为桑德拉买生日蛋糕
□完成应收账款报告
□检查汽车轮胎的压力
□打电话预订早餐
要注意动词（开始洗、买、完成、检查和打电话）是如何告诉我们究竟该做什么的：没有歧义，不必猜测任务涉及的活动类型，动词直接定义了我们要做的具体事项。
选择定义任务的精确动词是有价值的——秘诀在于具体。你会给鲍勃打电话，还是给他发电子邮件？你会给他发短信，还是顺便去他的办公室？
正确的动词会激励你采取行动；错误的动词则恰恰相反，它会使你拖延，“探索”“计划”和“了解”这样的动词就很不具体，不如“研究”“写大纲”“打电话”这类动词有效——后面这类词对选择会产生更大的影响，因为它们指明了如何具体行动。
使用正确的动词描述任务将激励你采取行动。你不会受到干扰，也不太可能拖延，因为你明确知道自己需要做什么。
例如，考虑待办事项“联系鲍勃询问关于TPS的报告”。动词“联系”是有帮助的，但不精确。它可以表示以下任何一种情况。
□打电话给鲍勃
□发电子邮件给鲍勃
□给鲍勃发短信
□顺便去鲍勃的办公室
□将联系人鲍勃标上星号
选择定义任务的精确动词是有价值的——秘诀在于具体。你会给鲍勃打电话，还是给他发电子邮件？你会给他发短信，还是顺便去他的办公室？
正确的动词会激励你采取行动；错误的动词则恰恰相反，它会使你拖延，“探索”“计划”和“了解”这样的动词就很不具体，不如“研究”“写大纲”“打电话”这类动词有效——后面这类词对选择会产生更大的影响，因为它们指明了如何具体行动。
使用正确的动词描述任务将激励你采取行动。你不会受到干扰，也不太可能拖延，因为你明确知道自己需要做什么。
第10步：注意哪些任务会受到他人的影响
我的建议是：在每条待办事项旁边写一个简短的笔记，说明你需要的信息类型（如电子邮件、电话、报告、电子表格等）、格式，以及你希望对方交付的日期。
如果你未及时收到对方的意见，预计的交付日期将提示你跟进他的进度。这种方法将帮助你设定对他人的预期，并让他们对所需交付的成果负责。对于那些需要依靠其他人行动的工作流程，这一点至关重要。