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1．你误解了待办事项清单的目的
待办事项清单主要是帮助你组织任务和项目，并突出最重要的内容。它可以让你把脑海中所有可能被忽视的任务提取出来。通过将它们一一写下、罗列起来，你可以得到一张“我要做什么”的藏宝手册：你将获得关于优先级最靠前的那些任务的概览。
待办事项清单不应该成为确保你完成所有工作（尤其是那些琐碎不重要的事）的工具，它需要做的是确保你完成那些真正要做的事情。
2．你忽略了设定截止日期
没有截止日期的待办事项清单只能被称为愿望清单。没有最后期限，我们就会无所作为。
截止日期不只是强加紧迫感，它能帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目的优先级。另外，它也会刺激我们去行动。
请考虑一下：如果没有还款日，你会多快还清信用卡的账单？你会多快支付汽车牌照费？像大多数人一样，你多半会无限期地推迟这两项任务。
设定截止日期是战胜拖延的关键。
设定截止日期是战胜拖延的关键。
设定截止日期是战胜拖延的关键。
回想一下帕金森定律：“工作总是会令你忙到你的时间不够用为止。”如果你主动不为自己的待办事项设定一个截止日期，那么这些事就必定一直留在你的清单上。
3．你的清单太长了
我说的太长的清单，是指那些似乎永远不会结束的日常任务清单。它们一直在继续，包含许多日常的事务。
这些清单在许多方面都适得其反。第一，它们分散注意力。因为它们给出了太多选择，而每个选项都会把你的注意力从最重要的工作上移开。
第二，它们是不现实的。太长的清单最终会达到无法管理的程度。你无法做完所有琐碎的事情，因为它们实在是太多了。
第三，它们令人沮丧。如果你列出的清单几乎等于一份“今日无法完成的任务清单”，那么一次又一次这样的经历，可能会破坏你的动力。
第四，它们变相地鼓励你拖延。由于未能日复一日地完成你的待办事项，随着时间的推移，你将失去驱动力或推动力，慢慢忘掉及时完成任务才是最根本的目的。
4.你的清单充满了变数
“选择的困惑”：如果我们拥有的选择越多，那么在这些选择之间做出决定的能力就越差，我们所面临的焦虑就越多。
5.决策疲劳
“决策疲劳”对我们来说很重要，因为它决定了我们在不同任务之间分配时间的能力。
认知资源耗尽的时候，我们会变得不那么理性、不那么专注，也不太能控制自己的冲动。
在一天结束时，出现决策疲劳的我们更有可能选择看电视，而不是选择健身房。我们更有可能拿起一袋薯片而不是自己准备沙拉或煎牛排。我们倾向于选择最轻松的道路。
存在太多选项的清单会加剧这种情况。它们迫使你做出关于需要处理哪些任务的非必要决定。如上所述，每个决定都会侵蚀你的认知资源，并增加你的决策疲劳。这最终导致了一种被称为“决策逃避”的困境。
面对太多选择，你会避免从中挑选，因为这样做需要太多心理上的努力。相反，你会花费宝贵的时间查看电子邮件，访问Facebook或看新闻，所有这些都是在试图逃避一件事——决定真正应该做的事。
6.你未曾意识到为任务添加场景
任务被写下来，但是关于完成它所需的时间、优先级以及它在完成某件事的过程中所起的作用，你未做任何标示。没有这样的背景信息，你自然很难知道哪些任务需要立即关注。事实上，你都没法根据自己的实际情况判断能否完成特定任务。
如果你不知道需要多长时间才能完成这项任务、它有多重要，以及它如何与某个大目标相关联，你又怎么知道是否应该继续努力呢？如果你不知道是否需要获取某些资源来处理该任务，你又怎么能知道是否可以在某个特定时间去完成它呢？
因此，没有提供任务场景的清单常常是无效的。它们不会促使你处理最重要的任务，而是会让你浪费时间在并不适合当前情况的任务上。
假设你的清单包含“给我的会计师打电话”这样一项任务，而它并没有提供相关的优先级信息，那么你是需要今天打电话给会计师还是等到下周？同样，它也没有提供关于电话可能持续多长时间的信息。那么，你是需要几分钟的时间还是要聊上一个小时？另外，你是要询问会计师有关资产注销的潜在问题，还是想探讨建立壳公司的利弊？
在不知道其细节的情况下，我们难以决定是否处理待办事项，这就是问题的关键所在。
创建缺乏场景的任务清单，你最终会得到难以选择的选项。结果是什么呢？你的清单变成了对未解决和未完成事件的持续记录，而不是对你需要完成的事件的记录。
7．你的任务被定义得过于宽泛
之所以出现被宽泛定义的任务，问题在于它们的范围太大了。因为缺乏明确的起点和终点，所以我们根本没有办法衡量任务做得究竟成不成功。
宽泛意义的待办事项实际上是一个由众多任务组成的完整项目。
如果这个项目出现在我的清单上，那么因为没有列出各项任务，所以我会不知道如何开始，也就自然会倾向于拖延。在这种情况下，这个项目会一直待在我的清单中，而我的焦虑与日俱增，因为我在这件事上没有取得任何进展。
当项目没有被分解为各个组成部分时，它会被打包、佯装成一项任务。因为待办事项未被详细说明，所以我们很难知道何时完成它。这是待办事项清单中常见的失败。
例如，一个打算写一本新小说的作者，如果将待办事项列为“开始写小说”就太模糊了。因为开始写小说涉及的任务太多而并未详细说明。相比起来，“编写第1章初稿”这样的任务会更有效。任务的具体和细化能鼓励你去行动，并且很容易让你知道项目何时被达成。
一名需要准备考试的大学生，将待学习的项目定义为“考试内容”就是非常不精确的。“完成第171～175页的全部练习题”这样的任务设定会更有效，因为它可以为学生提供一项具体的任务来完成。
一位希望改善部门工作流程的公司经理，将待办事项描述为“提高部门生产效率”就是模棱两可的。而“安排与团队负责人会面，讨论新的工作流程计划”会更有效，因为它提出了一个单一的目标，而且执行者也很容易知道何时达到了这个目标。
这些例子的关键点就在于，过于宽泛地定义任务，很不利于任务的完成。模糊性使得它们极容易在清单上滞留。如果你在完成待办事项时遇到问题，请检查它们是否可以被分解为较小的任务。
8．你的任务不符合特定目标
我们设定目标是为了促使自己采取行动。当我们能够预测完成特定任务的积极结果时，我们不太倾向于拖延。在不考虑其他变量的情况下，对结果越确定，我们就越可能采取果断的行动。
可问题在于，很多人在创建清单时都忘记了这个原则。他们写下（或在线记录）每一项想到的任务，但未能将这些任务与具体目标联系起来。因此，他们最终要花费大量的时间来处理长远来看对他们来说不重要的待办事项。