主清单、基于任务细节的清单和每日清单合在一起，就构成了更大的“待办事项清单系统”。每个部分的有效性取决于该系统的完整性。
如果你有一个运行良好的系统，那么清单将帮助你更快、更高效地完成重要工作。如果系统出现故障，那么你的清单可能会阻碍工作流程的正常进展，破坏你的时间管理能力并降低工作效率。
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技巧1：建立“微任务”批处理清单
批处理清单的目的是用一份清单单独组织所有微任务（完成时间不到10分钟的任务）。我们的想法是：在单个工作时间单元内批量解决它们。
微任务不属于你的日常待办事项清单。请记住，你的每日清单中的任务数量应限制为7个，这7个位置应该留给需要更多时间完成的高价值任务（至少15分钟）。
微任务也不应该保留在主清单中。因为它们最终会让事情变得混乱，所以它们应该放在单独的批处理清单中。如果你有额外的时间，可以筛选一些任务进行处理；完成后，把任务从批处理清单中删掉。
以下是属于单独的批处理清单中微任务的示例。
□铺床
□开始洗衣服
□发邮件给客户
□记录昨天的销售数据
□把洗碗机腾出来
□安排与同事会面
□预订晚餐
□检查语音邮件
□把垃圾带出去
□为老板提供进行中项目的最新信息
□回电话
□整理办公桌
□网上支付账单
□更新软件
这些任务中的每一项都可以在几分钟内完成。问题是，你在一天中零星地解决这些问题时，会有分心的风险——它们可能打断你的工作流程，破坏你的工作势能，摧毁你的创造力。它们会诱使你进行多任务处理，而这又会带来任务的转换成本。转换成本会对你的执行力产生负面影响，并导致你的效率直线下降。
解决方案就是将这些微任务批量处理。你只需要每次留出30～45分钟，就可以一个接一个地专注于这些任务，而这不会分散你的重要工作。这样每次处理微型任务时，你都会预留一个单独的时间单元来集中解决。
技巧2：保持警觉，不被任务压垮
不要低估不堪重负的感觉带来的消极影响。它会使你的压力升高，让你更容易受到干扰，并阻碍你完成重要的事情。
技巧3：按场景定义待办事项清单
假设现在是在下午，你的精力不够旺盛，那么你应该专注于偏体力而非脑力的工作（例如数据录入、整理桌面等），而不是进行分析工作或创造性工作（基于活动）；假设你在办公室里，那么你应专注于那些只能在办公室里才能完成的任务（基于地点）。
总之，任务的场景会告知你下一步应该做什么决定。虽然提前准备这些详细信息需要时间，但这样做可以简化之后的决策过程——这份时间投入是值得的。
技巧4：进行每周回顾
每周一次的回顾至关重要。它决定了你的任务管理系统是会激励你完成重要事情，还是鼓励你拖延；同时也决定了你是完成了所有任务，还是让任务都悄悄滞留。
大多数人没有定期回顾的习惯。他们认为这没必要；对于自己的工作，他们有十分的把握，因此认为单独抽空去回顾有些浪费时间。这种想法可能适合某些人。比如在你的主清单中如果包含的项目少于10个，那么你自然可以追踪每件事的进度而不必进行每周回顾。
我通常在周日晚上进行每周回顾。
你也应该选择适合自己具体情况的时间。请注意，每周回顾需要你集中精力来完成。因此，你需要留出45分钟左右的时间，并确保在此期间不受干扰。
如何进行每周回顾？以下是基本步骤。
1．收集所有的待办事项清单。这包括你的主清单以及基于任务细节的清单。
2．对你脑海中闪现的所有任务和项目进行记录，并将它们添加到主清单中。
3．将新项目分解为单个任务。
4．根据情境（项目、类型和位置）分离新任务。如有必要，创建新的基于任务细节的清单。
5．整理你的电子邮件收件箱，对于必要的信息进行及时回复。如果有人在邮件里要求你完成某项任务但该任务并不紧急，那么你就在主清单中记下这封邮件并存档。存档不是要求你立刻回复或者完成相关的任务，只是提醒你之后需要这么做。接下来，你就可以删除其余无用的电子邮件了。
6．查看主清单和基于场景的清单。删除不再必要或不再重要的任务。
7．注意重要且紧急的任务。将它们标记为每日清单中的待办事项。
8．记下你正在等待其他人反馈的任务。记下他的名字和你希望收到反馈的日期。这个日期会提醒你，如果到时没有收到反馈，应该进一步跟进。
9．查看高价值任务的截止日期，并在必要时进行调整。
10．为你添加到主清单和基于场景的清单中的新任务设定截止日期。
11．查看下周的日历。根据可用时间创建你的每日清单。
技巧5：更新你的目标清单
与模糊目标对比起来，具体的目标则是可跟踪的。
其次，写下你的目标。将目标写下来，你才更有可能坚持。
让我们看看下面的例子。
模糊目标：尽早退休。
具体目标：在60岁生日时退休，获得200万美元的流动性投资和5000美元的月收入。
技巧6：避免在方法论上犹豫不决
但任务管理系统有一个不好的方面：它很容易令人困在方法本身中。我们可能过分把焦点放在了方法论上——它们本来是用于管理时间和提升效率的，最后却产生了负面影响。总之，设计这些系统是为了让我们更快地行动，而不是犹豫不决。
使用任何任务管理法（包括你的待办事项清单系统）的目的，都是帮助你按时完成恰当的工作。我们的目标是提高效率，从而使生活更轻松。
技巧7：构建适合你的系统
没有完美的待办事项清单系统。
有效系统的基本要素（例如截止日期、任务优先级、细节信息，以及当前任务和未来任务的分离）具有普遍价值，相比起来，其他方面则不那么重要。你可以修改或替换那些不重要的内容。
技巧8：保持一致
一致性是所做努力最终取得成功的关键，在维护任务管理系统这件事上也不例外。
了解如何创建有效清单是一回事，每天按照那些基本原理行动是另一回事。后者决定了你的操作系统是平稳运行还是给你制造了堆积如山的任务。
而在具体执行上，我们面临双重挑战。第一个挑战是，保持一致性需要你改变习惯。制订计划和规则时，我们大多数人倾向于保留过度的自由。我们需要养成定期采取行动的习惯，而这并不是一下子就能适应过来的。
第二个挑战则是，一两天的懈怠可能会产生雪球效应。一旦你跳过某一天的任务，就更容易跳过接下来的每一天。
什么是“已完成清单”（以及你需要保留它吗）
每个人都有过这样的感受，有许多人经常会有这种感受。这种感受带来的结果可想而知：高价值的重要任务并没有完成，随之而来的是沮丧、内疚和巨大的心理负担。
“已完成清单”就是想要解决这样的问题。它记录的是你在一天中完成的所有任务。当你看到任务完成时，你会受到鼓舞而去完成更多任务。已完成清单使你恢复活力，为你提供了前进所需的动力。
这个问题取决于你的需要。如果你需要驱动力来完成任务，已完成清单可以当作一个不错的办法。已完成清单将突出显示你在白天的成就，令你能回想起做过的工作。相比之下，运用待办事项清单工作时，你通常在完成任务后就将其直接删去，而这样很容易忽略你实际上完成了多少工作。
另一个值得再次重申的观点是：使用清单（不管是主清单还是每日清单）的目的并不是确保你完成所有工作。相反，使用它的目的是确保你将有限的时间和精力集中在最重要的工作上。
请记住，提高工作效率不是为了让自己忙碌，而是根据短期目标和长期目标去做该做的事情。
待办事项清单最大的优点之一是：它可以让你把在头脑中飘荡着的任务都记录下来。你可以将所有内容转储到纸上或Todoist等在线程序中；接着你可以按所含任务的场景、截止日期和其他详细信息对项目进行分类。这可以确保我们总是聚焦于重要的工作，同时也能防止优先级较低的项目被彻底遗忘。
最后，一旦你创建了一套任务管理系统，最重要的事就是始终如一地坚持创建和维护清单的基本原则，日复一日而不间断。保持一致性和不断坚持才是保持引擎运转的燃料。
你今天一定有很多事要做（更不用说明天、下周、下个月了），而你不可能记住所有这些，也不可能光凭大脑有效地组织它们。
那么解决方案就是创建待办事项清单。
你现在已经有了足够多的工具和方法来创建有效的待办事项清单，同时领悟到了在整个大的任务管理系统中，它们是如何协调运作的。
那么从现在开始创建你的待办事项清单，收获生活中那些弥足珍贵的东西吧！